Un'attività di field service è intensamente carica di compiti operativi. L'implementazione delle best practice di gestione delle operazioni è un'esigenza costante man mano che l'attività cresce.
Un segreto chiave che aiuta a implementare la migliore gestione delle operazioni di assistenza sul campo è l'uso di software per automatizzare le attività eseguite manualmente. Ciò aiuta in modo significativo ad allineare le risorse per flussi di lavoro più redditizi o di impatto. In questo articolo, capiremo come ridurre i costi operativi utilizzando software di gestione dell'assistenza sul campo.
Perché hai bisogno di un software di gestione dei servizi sul campo per gestire le operazioni?
Che si tratti di un'azienda di servizi che invia tecnici per le riparazioni, di un'impresa edile che gestisce la propria forza lavoro su più sedi o di un fornitore di servizi sanitari che garantisce la consegna puntuale di apparecchiature mediche, l'efficienza operativa è fondamentale.
Tuttavia, molte aziende si affidano ancora a metodi obsoleti come la pianificazione manuale, processi cartacei e canali di comunicazione frammentati. Queste pratiche possono portare a costose inefficienze, come appuntamenti persi, risorse sottoutilizzate e clienti insoddisfatti.
Ecco dove è richiesta un'app di gestione del servizio sul campo: è uno strumento progettato per semplificare e automatizzare le operazioni di servizio sul campo. Comprende un'ampia gamma di attività, tra cui pianificazione e invio , monitoraggio, reporting e interazione con i clienti.
5 flussi di lavoro del software di gestione dei servizi sul campo per ridurre i costi operativi
1. Pianificazione e invio automatizzati dei servizi sul campo
La pianificazione è un'attività operativa fondamentale che ha un impatto su più parametri operativi, come i tassi di risoluzione al primo tentativo, il tempo di risposta, la produttività dei tecnici e altro ancora. Con l'app FSM, puoi farlo bene pianificando il lavoratore specializzato più vicino con il lavoro disponibile giusto.
Ad esempio, considera un'azienda che fornisce servizi di manutenzione HVAC. Senza il software FSM, l'azienda potrebbe affidarsi a un processo di pianificazione manuale. Ciò potrebbe portare a doppie prenotazioni, percorsi inefficienti per i tecnici o persino appuntamenti persi. Tutto ciò si traduce non solo in ricavi ridotti, ma anche in un aumento dei costi operativi.
Il software FSM aiuta a prevenire tali problemi fornendo visibilità in tempo reale sulle operazioni sul campo. Garantisce che ai tecnici vengano assegnati i compiti giusti al momento giusto. Il software può ottimizzare i percorsi per ridurre i tempi di viaggio e i costi del carburante. Ciò garantisce che i tecnici possano completare più lavori in un giorno, massimizzando così l'utilizzo delle risorse.
2. Gestire l'inventario in tempo reale
Il software FSM aiuta a garantire che i tuoi tecnici siano sempre dotati degli strumenti e delle risorse necessari per completare il lavoro. Tiene inoltre traccia dei livelli di inventario in tempo reale e avvisa i manager in caso di scorte basse, evitando inutili ritardi nella fornitura del servizio.
Con una gestione proattiva dell'inventario, un'attività di assistenza sul campo riduce la necessità di inventario in eccesso che blocca il capitale. Previene le rotture di stock che potrebbero ritardare le riparazioni e richiedere più visite. Quindi, semplificando la gestione dell'inventario, le aziende possono ridurre i costi di stoccaggio e migliorare il flusso di cassa.
3. Abilitare una forza lavoro di tecnici mobili
Utilizzando un'app di gestione del servizio sul campo per dispositivi mobili, puoi dotare i tuoi tecnici di informazioni aggiornate sul lavoro. Possono comunicare con l'ufficio, elaborare pagamenti e accedere alle risorse del lavoro, il tutto dai loro dispositivi mobili.
L'accesso mobile riduce la necessità per i tecnici di tornare in ufficio per la documentazione. Aiuta a ridurre i tempi improduttivi e i costi di viaggio. Inoltre, velocizza il processo di fatturazione, riducendo il tempo necessario per essere pagati per il lavoro completato, migliorando così il flusso di cassa.
4. Sii sempre disponibile per i tuoi clienti
Il software FSM come Zuper ha integrato soluzioni di gestione delle relazioni con i clienti come parte del loro ecosistema di soluzioni. Ciò significa che puoi fornire un portale clienti dedicato per aiutare i clienti a:
- Connettiti con i tuoi team per ricevere supporto
- Ricevi promemoria per gli appuntamenti
- Comunicare in tempo reale con i tecnici assegnati
- Fornire feedback
Una comunicazione efficace riduce le possibilità di appuntamenti persi, il che può portare a costose riprogrammazioni e perdite di fatturato. Le notifiche automatiche liberano anche i rappresentanti del servizio clienti. Ora possono concentrarsi su interazioni più complesse con i clienti.
5. Analizzare le prestazioni nei flussi di lavoro operativi
Il software FSM raccoglie e analizza dati su parametri chiave delle prestazioni, quali tempi di completamento dei lavori, percentuali di risoluzione al primo tentativo, produttività dei tecnici, soddisfazione del cliente e altri parametri relativi ai clienti.
Identificando inefficienze e aree di miglioramento, le aziende possono adottare misure proattive per semplificare le operazioni. È possibile identificare come ridurre gli sprechi o migliorare la qualità del servizio.
Ad esempio, migliorando i tassi di risoluzione al primo tentativo si riduce la necessità di visite di controllo, con conseguente riduzione diretta dei costi di manodopera e di viaggio.
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