ग्राहकों की सहनशीलता का परीक्षण किए बिना उन्हें रोके रखने के लिए मुख्य तकनीकी उपकरण

समस्या को आंशिक रूप से हल करने या पूरी तरह से अनसुलझा करने के लिए फ़ोन पर अनंत काल तक प्रतीक्षा करने जैसा महसूस होने वाले मिनटों की प्रतीक्षा करने से अधिक कष्टप्रद किसी चीज़ की पुष्टि शायद ही कोई कर सकता है। ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के साथ काम करते समय ग्राहकों को आज जिन लंबी प्रतीक्षा रुकावटों का सामना करना पड़ता है, वह उचित है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे इनपेशेंट उपयोगकर्ताओं के लिए कॉल छोड़ने और कभी वापस न लौटने के लिए पर्याप्त कारण नहीं बनाते हैं। ग्राहकों को उनके तरीकों से हल करने का प्रयास करते समय उन्हें सही तरीके से समझना आज पहले से कहीं अधिक आसान है, बावजूद इसके कि व्यक्तियों में अपने मरीजों को तेजी से खोने की प्रवृत्ति बढ़ रही है। सौभाग्य से, तकनीकी दुनिया की निरंतर प्रगति ने अविश्वसनीय उपकरणों को जन्म दिया है जिनका उपयोग व्यवसाय अपने ग्राहकों की प्रतीक्षा को मधुर बनाने के लिए कर सकता है। यहां उन तकनीकी उपकरणों और प्रथाओं के बारे में बताया गया है जिन्हें आपकी कंपनी ग्राहकों की संतुष्टि को अभूतपूर्व स्तर तक बढ़ाने और प्रतिनिधियों और कॉल करने वालों के बीच बातचीत को सुविधाजनक बनाने के लिए अपना सकती है।

ऑन-होल्ड संगीत उपकरण

आम तौर पर, और वैज्ञानिक रूप से कहें तो, लगभग सभी व्यक्तियों में कुछ ध्वनियों, संगीत नोट्स, वाद्ययंत्रों, लय, शैलियों, उपशैलियों आदि के प्रति एक नरम स्थान होता है। बात सिर्फ इतनी है कि हर कोई इसे स्वीकार नहीं करता या इसे स्वयं नहीं जानता। हालाँकि, जब होल्ड पर रखे जाने की बात आती है, तो ऐसा नहीं है कि व्यक्ति होल्ड मेलोडी को सुनने की खुशी से बाहर रहते हैं, बल्कि यह ट्रिक उनकी अधीरता को कम करने और उन्हें ऐसा महसूस कराने में आश्चर्यजनक रूप से प्रभावी साबित हुई है। इंतज़ार करना इतना लंबा या कष्टप्रद नहीं है। मेलोडी लूप्स जैसे समाधान के साथ ग्राहकों को बांधे रखने के लिए आप जिस मेलोडी का उपयोग कर रहे हैं उसे चुनें और अनुकूलित करें, और आप न केवल प्रतीक्षा को और अधिक अनुकूल बनाने के करीब एक कदम आगे हैं बल्कि उन्हें यह भी आश्वस्त कर रहे हैं कि हर कदम पर ग्राहक-केंद्रित प्रयास किए जाते हैं आपकी कंपनी के साथ उनकी यात्रा के बारे में।

यदि बहुत समय पहले, आप घबराहट पैदा करने वाली बीप या, अधिक से अधिक, सामान्य एलिवेटर जैसे संगीत में फंसे रहते थे, तो आज, आप सही टूल के साथ ए से ज़ेड तक नियोजित ट्रैक को वैयक्तिकृत कर सकते हैं, शैली, वाइब का चयन कर सकते हैं। , प्रासंगिकता, लंबाई, वांछित प्रभाव, और अन्य विशेषताएं। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय खेल क्षेत्र में है तो आप एक जीवंत, ऊर्जावान संगीत का विकल्प चुन सकते हैं। किसी सम्मेलन, सेमिनार, या अन्य प्रकार के औपचारिक आयोजनों के लिए, आप ऐसी ध्वनियाँ चुन सकते हैं जो व्यावसायिकता, विलासिता, सकारात्मकता और विभिन्न सुखदायक और प्रेरणादायक वाइब्स प्रदान करती हैं। ऐसे संगीत का चयन करें जो ऑन-होल्ड ग्राहकों को सहज महसूस कराए, उन्हें आश्वस्त करे कि उनका इंतजार का समय व्यर्थ नहीं है, बल्कि उनका धैर्य आपको एक टीम की तरह काम करने और उनकी समस्याओं को बाद के बजाय जल्दी हल करने में मदद कर रहा है।

सह-ब्राउज़िंग उपकरण

जबकि सह-ब्राउज़िंग अभी भी कई कंपनियों और कॉल सेंटर प्रतिनिधियों के लिए अपरिचित हो सकती है, कुछ ग्राहक अनजाने में ऐसी ग्राहक-उन्मुख प्रथाओं में संलग्न होते हैं; यह पद्धति आज तकनीक-प्रेमी व्यवसायों में अधिक प्रचलित हो रही है। सह-ब्राउज़िंग छिपे हुए प्रयासों के माध्यम से ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाने के लिए एक व्यवसाय की प्रतिबद्धता पर जोर देती है और यह महामारी के आने और व्यवसायों को वर्चुअल कॉल रोड से नीचे धकेलने से बहुत पहले से मौजूद है।

उस अवधि से पहले, अनुमान लगाया गया था कि 10 में से 7 ग्राहक सहायता और सेवा संगठन पारंपरिक कॉल सेंटर के रूप में काम करते थे। फिर भी, चूंकि संकट के कारण व्यवसायों के पास वर्चुअलाइज्ड कॉल सेंटरों को अपनाने के अलावा कोई अन्य विकल्प नहीं था और यह प्रवृत्ति अविश्वसनीय रूप से तेज़ी से बढ़ी, ग्राहकों को संतुष्ट रखने के लिए सह-ब्राउज़िंग एक प्रभावी और महत्वपूर्ण तरीका बन गया है।

मान लीजिए कि आप किसी ग्राहक से फोन पर बात कर रहे हैं और आपको किसी समस्या के निवारण में उनका मार्गदर्शन करना चाहिए। उनसे यह समझाने के लिए कहना कि उनकी आंखों के सामने क्या प्रदर्शित हो रहा है, न केवल समाधान को जटिल बनाता है। फिर भी, इससे ग्राहक हार मान सकता है और नकारात्मक समीक्षा प्रस्तुत कर सकता है, यदि उनकी सहनशीलता का परीक्षण उनकी सीमा से परे किया जाए। ऑनलाइन संचार प्रणालियों का बेहतर हिस्सा दोनों पक्षों की जरूरतों को ध्यान में रखकर बनाया गया है, जिससे पार्टियों को स्क्रीन साझा करने, समाधान प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने और दो-तरफा संचार बढ़ाने की अनुमति मिलती है। यह कठिन प्रतीक्षा समय और असुविधाजनक चुप्पी को कम करता है, जिससे ग्राहकों को यह बताने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है कि वे क्या देखते हैं।

चैट विजेट और ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलर

अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, ग्राहकों को धैर्यवान और सहमत बनाए रखने का एक और कम अपेक्षित लेकिन अभी भी प्रभावी तरीका है जबकि प्रतिनिधियों ने उन्हें रोक रखा है, सबसे पहले फोन कॉल का जवाब नहीं देना है। हालांकि ग्राहकों को फोन पर मार्गदर्शन देना और महत्वपूर्ण चीजें समझाना यह सुनिश्चित करने का बेहतर तरीका है कि उनके मुद्दों का समाधान हो गया है और वे आपकी सेवा से खुश हैं, लेकिन अगर आपकी कंपनी फोन पर कॉल के बिना भी अच्छा काम करती है तो यह अभ्यास अनिवार्य नहीं है।

आप चैट विजेट और ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं क्योंकि ग्राहक इन वर्चुअल टूल से परिचित हो जाते हैं। कभी-कभी, लाइव ऑपरेटर की भागीदारी को टाला नहीं जा सकता है, लेकिन उनके साथ बातचीत में निस्संदेह ए से बी तक फोन पर हल किए गए मुद्दे की तुलना में कम समय लगेगा।

अपने विकल्पों का अन्वेषण करें, परिणामों की निगरानी करें, और ग्राहकों के बदलते व्यवहार के अनुसार अपनी रणनीतियों को समायोजित करने के लिए हमेशा अनुकूल रहें।

आप जो भी करें, हमेशा अनुमति मांगें

क्या कोई आपको बेरहमी से कहता है कि उन्हें कुछ करने की ज़रूरत है और आपके पास इंतजार करने और अनुकूलन करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, तो क्या आप मुश्किल में पड़ जाते हैं? फिर, आप दोषी नहीं हैं; यह महज़ एक मनोवैज्ञानिक प्रतिक्रिया है जो अक्सर तब सामने आती है जब ख़तरा उत्पन्न होता है और भय, क्रोध, घबराहट या झुंझलाहट प्रकट होती है। यह विद्रोही मनोवैज्ञानिक प्रतिक्रिया तब होती है जब किसी की पसंद अनिच्छा से बाधित होती है, और बात यह है कि वही प्रतिक्रिया, चाहे यह कितनी भी दूर की कौड़ी लगे, फोन पर होती है जब ग्राहकों को प्रतिनिधियों द्वारा आक्रामक तरीके से रोक दिया जाता है।

हालाँकि इससे अधिक अपमानजनक कुछ भी नहीं है, यहाँ अच्छी बात यह है कि ग्राहक केंद्र के कर्मचारियों को एक अलग, अधिक लचीला दृष्टिकोण अपनाने के लिए प्रशिक्षित करना दांत निकालने जैसा नहीं होगा। बस असाइन किए गए कर्मचारियों को एक समान उदाहरण प्रदान करें ताकि वे फोन के अंत में उन लोगों के साथ सहानुभूति रख सकें और कॉल करने वाले के धैर्य को बनाए रखने के लिए अच्छी तरह से पूछने के लिए एक नीति बना सकें। जब ग्राहकों को ऐसा लगेगा कि वे उनकी समस्याओं को दूर करने के लिए आपको मदद की पेशकश कर रहे हैं, तो वे अधिक सहमत होंगे और अनुरोध को अस्वीकार करने की संभावना नहीं होगी।

अंतिम शब्द

आपके ग्राहक अच्छी तरह से और आशावादी रूप से लंबे समय तक रुक सकते हैं या रुक सकते हैं, यह मानते हुए कि आपके ग्राहक सेवा प्रतिनिधि इन प्रतिकूल परिस्थितियों से निपटने के लिए पर्याप्त रूप से तैयार हैं और आपका व्यवसाय प्रतीक्षा समय और संचार की सुविधा के लिए सही, उन्नत तकनीकी उपकरणों का उपयोग करता है। इस निरंतर बदलती ग्राहक दुनिया में सभी प्रगति के साथ अद्यतन रहें, और याद रखें कि जब वे प्रतीक्षा कर रहे हों तो पृष्ठभूमि में एक आरामदायक, उत्साहवर्धक गीत आपके व्यवसाय में अद्वितीय लाभ ला सकता है।