5 طرق لتقليل النفقات التشغيلية باستخدام حلول الخدمة الميدانية

إن أعمال الخدمات الميدانية مليئة بالمهام التشغيلية. ويعد تنفيذ أفضل ممارسات إدارة العمليات ضرورة مستمرة مع نمو الأعمال.

أحد الأسرار الرئيسية التي تساعد في تنفيذ أفضل إدارة لعمليات الخدمة الميدانية هو استخدام البرامج لأتمتة المهام التي يتم تشغيلها يدويًا. يساعد هذا بشكل كبير في محاذاة مواردك لتحقيق المزيد من تدفقات العمل المدرة للإيرادات أو المؤثرة. في هذه المقالة، سنفهم كيفية تقليل التكاليف التشغيلية باستخدام برنامج إدارة الخدمة الميدانية.

لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة الخدمات الميدانية لإدارة العمليات؟

سواء كانت شركة مرافق ترسل فنيين لإجراء الإصلاحات، أو شركة إنشاءات تدير قوتها العاملة عبر مواقع متعددة، أو مقدم رعاية صحية يضمن التسليم في الوقت المناسب للمعدات الطبية، فإن الكفاءة التشغيلية هي المفتاح.

ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تعتمد على أساليب عفا عليها الزمن مثل الجدولة اليدوية والعمليات الورقية وقنوات الاتصال المجزأة. وقد تؤدي هذه الممارسات إلى انخفاض الكفاءة بشكل مكلف - مثل عدم الالتزام بالمواعيد، وعدم استخدام الموارد بشكل كافٍ، وعدم رضا العملاء.

وهنا تبرز الحاجة إلى تطبيق إدارة الخدمة الميدانية — فهو أداة مصممة لتبسيط عمليات الخدمة الميدانية وأتمتتها. وهو يشمل مجموعة واسعة من الأنشطة، بما في ذلك الجدولة والإرسال والتتبع وإعداد التقارير والتفاعل مع العملاء.

5 تدفقات عمل لبرامج إدارة الخدمات الميدانية لتقليل التكاليف التشغيلية

1. جدولة الخدمة الميدانية وإرسالها آليًا

يعد الجدولة مهمة تشغيلية رئيسية تؤثر على مقاييس تشغيلية متعددة مثل معدلات الإصلاح من المرة الأولى ووقت الاستجابة وإنتاجية الفنيين والمزيد. باستخدام تطبيق FSM، يمكنك إنجاز المهمة بشكل صحيح من خلال جدولة أقرب عامل ماهر بالوظيفة المتاحة المناسبة.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة تقدم خدمات صيانة أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء. فبدون برنامج إدارة الخدمات الميدانية، قد تعتمد الشركة على عملية جدولة يدوية. وقد يؤدي هذا إلى ازدواجية الحجوزات، أو عدم كفاءة مسارات الفنيين، أو حتى تفويت المواعيد. وكل هذا لا يعني انخفاض الإيرادات فحسب، بل وزيادة التكاليف التشغيلية أيضًا.

يساعد برنامج إدارة العمليات الميدانية على منع مثل هذه المشكلات من خلال توفير رؤية فورية للعمليات الميدانية. ويضمن البرنامج تعيين المهام الصحيحة للفنيين في الوقت المناسب. ويمكن للبرنامج تحسين المسارات لتقليل وقت السفر وتكاليف الوقود. ويضمن هذا للفنيين إكمال المزيد من المهام في اليوم، وبالتالي تعظيم الاستفادة من الموارد.

2. إدارة المخزون في الوقت الحقيقي

يساعد برنامج FSM في ضمان تزويد الفنيين لديك دائمًا بالأدوات والموارد اللازمة لإتمام المهمة. كما يتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي وينبه المديرين إلى انخفاض المخزون، مما يتجنب التأخير غير الضروري في تقديم الخدمة.

بفضل الإدارة الاستباقية للمخزون، تقلل شركة الخدمات الميدانية من الحاجة إلى مخزون فائض مما يستنزف رأس المال. كما تمنع نفاد المخزون الذي قد يؤخر الإصلاحات ويتطلب زيارات متعددة. وبالتالي، من خلال تبسيط إدارة المخزون، يمكن للشركات خفض تكاليف التخزين وتحسين التدفق النقدي.

3. تمكين قوة عاملة من الفنيين المتنقلين

باستخدام تطبيق إدارة الخدمات الميدانية للأجهزة المحمولة، يمكنك تزويد الفنيين لديك بمعلومات محدثة عن الوظيفة. ويمكنهم التواصل مع المكتب ومعالجة المدفوعات والوصول إلى موارد الوظيفة - كل ذلك من أجهزتهم المحمولة.

يقلل الوصول عبر الهاتف المحمول من الحاجة إلى عودة الفنيين إلى المكتب لإنجاز الأعمال الورقية. كما يساعد في تقليص الوقت غير المنتج وتكاليف السفر. كما يعمل على تسريع عملية الفوترة، مما يقلل الوقت المستغرق للحصول على الدفع مقابل العمل المنجز، وبالتالي تحسين التدفق النقدي.

4. كن دائمًا متاحًا لعملائك

لقد قامت برامج إدارة علاقات العملاء مثل Zuper بدمج حلول إدارة علاقات العملاء كجزء من نظام الحلول الخاص بها. وهذا يعني أنه يمكنك توفير بوابة عملاء مخصصة لمساعدة العملاء على:

• تواصل مع فرقك للحصول على الدعم
• احصل على تذكيرات بالمواعيد
• التواصل في الوقت الحقيقي مع الفنيين المعينين
• تقديم ردود الفعل

يقلل التواصل الفعال من احتمالات تفويت المواعيد، مما قد يؤدي إلى إعادة جدولة المواعيد بتكلفة باهظة وخسارة الإيرادات. كما تعمل الإشعارات الآلية على تحرير ممثلي خدمة العملاء. ويمكنهم الآن التركيز على تفاعلات العملاء الأكثر تعقيدًا.

5. تحليل الأداء عبر سير العمل التشغيلي

يقوم برنامج FSM بجمع وتحليل البيانات حول مقاييس الأداء الرئيسية مثل أوقات إكمال الوظيفة، ومعدلات الإصلاح لأول مرة، وإنتاجية الفنيين، ورضا العملاء، ومقاييس العملاء الأخرى.

من خلال تحديد نقاط الضعف والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، يمكن للشركات اتخاذ خطوات استباقية لتبسيط العمليات. ويمكنك تحديد كيفية تقليل الهدر أو تحسين جودة الخدمة.

على سبيل المثال، يؤدي تحسين معدلات الإصلاح لأول مرة إلى تقليل الحاجة إلى زيارات المتابعة، مما يؤدي بشكل مباشر إلى خفض تكاليف العمالة والسفر.

تحسين عائد الاستثمار باستخدام برنامج FSM لعملياتك — مع Zuper

توفر Zuper برنامجًا شاملاً لإدارة الخدمات الميدانية لتحسين رؤية العمليات وإدارتها. قم بترقية عمليات إدارة الخدمات الميدانية لديك لتقليل التكاليف — احجز عرضًا توضيحيًا لمعرفة المزيد.